KI-gesteuerte Wartungsverwaltung für Schwermaschinentechnik

Ein Logistikunternehmen im Schwertransport verfügte über einen umfangreichen Maschinenpark, aber Wartungsscheine, Rechnungen und Betriebsstunden waren über Postfächer und Ordner verstreut. Wir entwickelten ein zentrales Wartungsmodul, in dem KI eingehende Dokumente automatisch verarbeitet, und migrierten zusätzlich ein bestehendes Bewertungstool auf die eigene Infrastruktur des Kunden.

Die Wartung von Reachstackern, Terminaltraktoren, Gabelstaplern und anderen Maschinen zu verfolgen war zeitaufwändige Handarbeit. Servicescheine kamen in verschiedenen Formaten herein, Betriebsstunden wurden separat weitergegeben und niemand hatte ein aktuelles Bild der Kosten pro Maschine oder pro Stunde. Gleichzeitig lief bereits ein anderes Hilfsmittel für Taxierung und Inventar beim Kunden, das bei einem externen Vibecoding-Host gehostet war. Nicht nachhaltig, nicht beherrschbar, und der Kunde wollte alles in seiner eigenen Umgebung haben.

Wir haben ein Wartungsmodul entwickelt, in dem jede Maschine eine eigene Akte erhält, mit Betriebsstunden-Historie, Wartungsregistrierungen und zugehörigen Dokumenten. Das Herzstück des Tools ist die KI-Dokumentenverarbeitung, basierend auf der Claude-API. Eingehende Rechnungen und Servicescheine, ob PDF, Foto oder Scan, werden automatisch gelesen und die relevanten Felder (Maschine, Datum, Kategorie, Teile, Kosten) werden zur Genehmigung vorgeschlagen. Drumherum liegt eine Kostenberechnung pro Stunde pro Kategorie und ein Flotten-Benchmark, der Ausreißer erkennt. Parallel dazu haben wir das bestehende Bewertungs- und Lagertool des Kunden auf seinen eigenen VPS migriert. Vollständiges Docker-Setup, eigene Coolify-Umgebung, eigene Domain, mit Übertragung der Verwaltung und Erklärung an sein eigenes Team.

Wartungsverwaltung, die nicht länger eine Tagesaufgabe ist. Dokumente landen automatisch im richtigen Dossier, Kostenübersichten erstellen sich selbst, und der Kunde sieht auf einen Blick, welche Maschinen überdurchschnittlich teuer in der Wartung sind. Die Infrastruktur steht vollständig unter eigener Verwaltung, kein externer Vibecoding-Host oder Cloud-Anbieter, der plötzlich aufhören kann. Für den Kunden bedeutete das auch einen formellen Übergang von einer experimentellen Aufstellung zu einer erwachsenen, stabilen Produktionsplattform.