SaaS se ha vendido de manera fantástica. Sin grandes inversiones, rápido de poner en marcha, siempre con la última versión. Para una pyme, eso suena como una liberación respecto a los tiempos en que se compraba el software, se instalaba y se mantenía uno mismo. Y al principio también es liberador. Una herramienta de treinta euros al mes se siente como algo insignificante.
El problema llega después. No porque SaaS sea malo, sino porque se acumula y porque nunca más se deshará de él.
El cálculo
Tome una pyme con diez usuarios. Un conjunto razonable de herramientas para una empresa operativa:
- Un paquete CRM: aproximadamente 50 euros por usuario al mes
- Una herramienta de planificación de proyectos: 25 euros por usuario
- Un paquete de presupuestos y facturación: 30 euros al mes fijos más 5 euros por usuario
- Una herramienta de comunicación y archivos: 15 euros por usuario
En total, se llega a unos 95 euros por usuario al mes más 30 euros fijos. Para diez usuarios, eso son 980 euros al mes, es decir, 11.760 euros al año. En cinco años, eso supera los 58.000 euros. Y eso con los precios de hoy, mientras que los proveedores de SaaS, prácticamente sin excepción, aumentan sus precios cada año.
Una plataforma personalizada comparable cuesta en el desarrollo, de una sola vez, entre 25.000 y 50.000 euros, dependiendo del alcance. Después, solo paga el alojamiento y, eventualmente, el desarrollo adicional por horas. El alojamiento de esa plataforma suele ser de 50 a 100 euros al mes. En cinco años, se sitúa entre los 30.000 y los 60.000 euros, a menudo algo menos que SaaS, aunque a veces algo más dependiendo de dónde se encuentre dentro del rango.
La verdadera diferencia no está en el dinero
Analizando solo las cifras, es casi un empate, con una ligera ventaja para el desarrollo personalizado en la mayoría de los casos. Pero ahí tampoco está la verdadera diferencia. Hay algunas cosas que no se compran con dinero.
Propiedad de los datos. Con SaaS, sus datos se encuentran en los servidores del proveedor. Puede acceder a ellos, pero no los gestiona usted. Si el proveedor modifica sus condiciones, es absorbido por un actor más grande o quiebra, tendrá un problema que no podrá resolver por sí mismo. Con desarrollo personalizado en su propia infraestructura, todo está en sus manos.
Adecuación a su forma de trabajar. Una herramienta SaaS le impone su metodología de trabajo. Para procesos estándar (correo electrónico, ofimática) eso no es un problema. Pero para sus procesos clave, aquellos en los que se diferencia, significa que tendrá que adaptar lo que le hace único al software, y no al revés.
Sin riesgo de suscripción. Los precios de SaaS solo van en una dirección: hacia arriba. Con el desarrollo personalizado, su coste es fijo: alojamiento y, de vez en cuando, algún desarrollo adicional. Puede mantener el sistema durante años sin que le cueste más.
Cuándo SaaS es la mejor opción
No quiero dar la impresión de que SaaS siempre es la opción equivocada. Para funciones estándar, aquellas que son iguales en todas partes, SaaS es casi siempre la mejor elección. Correo electrónico, paquetes de oficina, contabilidad, herramientas de atención al cliente para consultas estándar. En esos casos no se gana nada con el desarrollo personalizado y la comodidad de un SaaS está más que justificada.
El punto de inflexión se encuentra en los procesos en los que su forma de trabajar añade valor. Ahí, con SaaS pierde más de lo que cree, no en dinero, sino en agilidad y en capacidad de diferenciación.
La pregunta correcta
La pregunta no es, por tanto, "SaaS o desarrollo personalizado", sino "para qué proceso". Elija SaaS donde no marque la diferencia, elija desarrollo personalizado donde sí la marque. Esa es la combinación con la que saldrá mejor parado en cinco años, tanto financiera como operativamente.