SaaS wird fantastisch verkauft. Keine große Investition, schnell live, immer die neueste Version. Für ein KMU klingt das wie eine Befreiung im Vergleich zu früher, als man Software kaufte, installierte und selbst wartete. Und am Anfang ist es auch befreiend. Ein Tool für dreißig Euro im Monat fühlt sich vernachlässigbar an.
Das Problem kommt später. Nicht weil SaaS schlecht ist, sondern weil es sich aufstapelt und weil man es nie wieder loswird.
Die Rechnung
Nehmen wir ein KMU mit zehn Nutzern. Ein vernünftiges Set an Tools für ein operatives Unternehmen:
- Ein CRM-Paket: etwa 50 Euro pro Nutzer pro Monat
- Ein Projektplanungs-Tool: 25 Euro pro Nutzer
- Ein Angebots- und Rechnungspaket: 30 Euro pro Monat fest plus 5 Euro pro Nutzer
- Ein Kommunikations- und Datei-Tool: 15 Euro pro Nutzer
Zusammen kommt man dann auf etwa 95 Euro pro Nutzer pro Monat plus 30 Euro Fixkosten. Bei zehn Nutzern sind das 980 Euro pro Monat, also 11.760 Euro pro Jahr. Über fünf Jahre sind das gut 58.000 Euro. Und das zu den heutigen Preisen, während SaaS-Anbieter so gut wie ausnahmslos jedes Jahr erhöhen.
Eine vergleichbare Individualentwicklung kostet in der Entwicklung einmalig zwischen 25.000 und 50.000 Euro, abhängig vom Umfang. Danach zahlen Sie nur noch Hosting und gegebenenfalls Weiterentwicklung auf Stundenbasis. Das Hosting für eine solche Plattform liegt oft bei 50 bis 100 Euro pro Monat. Über fünf Jahre kommen Sie damit auf 30.000 bis 60.000 Euro, häufig etwas weniger als SaaS, manchmal etwas mehr – je nachdem, wo Sie in der Spanne landen.
Der eigentliche Unterschied liegt nicht im Geld
Rein auf die Zahlen gesehen ist es fast ein Unentschieden, mit einem leichten Vorteil für Individualentwicklung in den meisten Fällen. Aber dort liegt der eigentliche Unterschied auch nicht. Es gibt einige Dinge, die man mit Geld nicht kauft.
Dateneigentümerschaft. Bei SaaS liegen Ihre Daten auf den Servern des Anbieters. Sie dürfen darauf zugreifen, aber Sie verwalten sie nicht. Wenn der Anbieter seine Bedingungen ändert, von einem größeren Unternehmen übernommen wird oder insolvent geht, haben Sie ein Problem, das Sie nicht selbst lösen können. Bei Individualentwicklung auf Ihrer eigenen Infrastruktur liegt alles bei Ihnen.
Prozesspassgenauigkeit. Ein SaaS-Tool zwingt Ihnen seine Arbeitsweise auf. Bei Commodity-Prozessen (E-Mail, Büroautomatisierung) ist das kein Problem. Bei Ihren Kernprozessen, dort wo Sie sich abheben, bedeutet es, dass Sie Ihre Einzigartigkeit an die Software anpassen – und nicht umgekehrt.
Kein Abonnementrisiko. SaaS-Preise kennen nur eine Richtung: nach oben. Mit Individualentwicklung sind Ihre Kosten fest: Hosting plus gelegentliche Weiterentwicklung. Sie können jahrelang stillstehen, ohne dass es mehr kostet.
Wann SaaS die bessere Wahl ist
Ich möchte nicht den Eindruck erwecken, als wäre SaaS immer falsch. Für Commodity-Funktionen, also Dinge, die überall gleich sind, ist SaaS fast immer die beste Wahl. E-Mail, Office-Pakete, Buchhaltung, Helpdesk-Tools für Standardfragen. Dort gewinnen Sie nichts mit Individualentwicklung, und der Komfort eines SaaS ist hier berechtigt.
Der Wendepunkt liegt bei Prozessen, bei denen Ihre Arbeitsweise Wert schöpft. Dort verlieren Sie mit SaaS mehr als Sie ahnen – nicht an Geld, sondern an Flexibilität und Alleinstellungsmerkmal.
Die richtige Frage
Die Frage lautet also nicht „SaaS oder Individualentwicklung", sondern „für welchen Prozess". Wählen Sie SaaS, wo es keine Rolle spielt, wählen Sie Individualentwicklung, wo es einen Unterschied macht. Das ist die Kombination, mit der Sie nach fünf Jahren am besten dastehen – finanziell und operativ.