Het is een vraag die elke groeiende MKB-er een keer tegenkomt. De huidige systemen passen niet meer, Excel is uit zijn voegen gebarsten en er moet iets gebeuren. De grote vraag: kiezen we een standaard ERP-pakket, of laten we iets bouwen dat past bij hoe wij werken?
Beide kanten worden vaak met te veel stelligheid verkocht. De pakketleveranciers zeggen dat maatwerk altijd duurder, langzamer en risicovoller is. De maatwerkbouwers zeggen dat een standaardpakket u in een keurslijf duwt waar u nooit meer uitkomt. De waarheid zit zoals altijd in het midden, en het hangt vooral af van hoe uw bedrijf in elkaar zit.
Wanneer een standaardpakket logisch is
Een standaard ERP is een goede keuze als uw processen redelijk in lijn liggen met hoe een gemiddeld bedrijf in uw branche werkt. Geen heel eigen werkwijze, geen ongebruikelijke koppelingen, geen producten of diensten waar geen sjabloon voor bestaat. U heeft snel iets nodig, het mag wat kosten qua licenties, en u accepteert dat sommige dingen anders moeten dan u gewend bent.
Voor administratie, financiën, basale voorraad en standaard-orderverwerking werkt dit prima. Het is bewezen technologie, er zijn implementatiepartners, en er is een community die problemen heeft opgelost.
Wanneer maatwerk loont
Maatwerk wordt interessant op het moment dat uw concurrentievoordeel zit in hoe u werkt, niet in wat u verkoopt. Een machinebouwer die met eigen revisietrajecten werkt, een onderhoudsbedrijf dat zijn eigen kostprijsmethodiek heeft, een groothandel die met een eigen voorraadlogica draait: dat zijn de bedrijven waar een standaardpakket altijd tekort schiet. U past de software aan uw werkwijze of u past uw werkwijze aan de software, en het laatste betekent dat u afstand doet van iets dat u juist anders maakt dan de concurrent.
Het tweede argument voor maatwerk is integratie. Als u meerdere bestaande systemen heeft (boekhouding, planning, machine-data, een webshop) en die moeten echt samenwerken, is een platform op maat dat met al die systemen praat vaak duurzamer dan een standaardpakket waar u tegen elke koppeling extra moet betalen.
De hybride route die in praktijk vaak het beste werkt
Wat ik in MKB-projecten het meeste zie werken is een combinatie. Een solide standaard waar het kan, maatwerk waar het uitmaakt. Voor een machinebouwer betekent dat bijvoorbeeld: een standaard boekhoudpakket aan de ene kant, en een platform op maat voor voorraad, productie, projecten en sales aan de andere kant. Met koppelingen daartussen zodat factuurregels automatisch in de boekhouding belanden.
Het voordeel: u betaalt geen maatwerktarief voor zaken die overal hetzelfde zijn (boekhouding), en u krijgt geen standaardpakket dat tegen uw werkwijze in werkt voor uw kernprocessen.
De vraag voor uzelf
Voor u in een offertetraject duikt, is dit de vraag die het meest oplevert: waar zit ons concurrentievoordeel? Hoe werken wij anders dan de concurrent? Op die plekken moet uw software u steunen, niet hinderen. Voor de rest mag het een standaard zijn.
De fout die we vaak zien is dat MKB-bedrijven óf alles standaard doen (en dan geleidelijk hun eigen werkwijze verliezen), óf alles op maat willen bouwen (en dan een budget tekortkomen). Kies bewust per proces, en wees niet bang voor de combinatie.