AI-gedreven onderhoudsadministratie voor zwaar materieel

Een logistiek bedrijf in zwaar transport had een uitgebreid machinepark, maar onderhoudsbonnen, facturen en urenstanden zaten verspreid over mailboxen en mappen. Wij bouwden een centrale onderhoudsmodule waarin AI inkomende documenten automatisch verwerkt, en zetten daarnaast een bestaande taxatietool over naar de eigen infrastructuur van de klant.

Het bijhouden van onderhoud aan reachstackers, terminaltrekkers, heftrucks en andere machines was tijdrovend handwerk. Servicebonnen kwamen in verschillende formats binnen, urenstanden werden los doorgegeven en niemand had een actueel beeld van de kosten per machine of per uur. Tegelijk draaide er al een ander hulpmiddel voor taxatie en voorraad bij de klant, dat bij een externe vibecoding-host was gehost. Niet duurzaam, niet beheersbaar, en de klant wilde alles op zijn eigen omgeving krijgen.

We bouwden een onderhoudsmodule waarin elke machine een eigen dossier krijgt, met urenstand-historie, onderhoudsregistraties en bijbehorende documenten. Het hart van de tool is AI-document processing, gebaseerd op de Claude-API. Inkomende facturen en servicebonnen, of dat nu PDF, foto of scan is, worden automatisch gelezen en de relevante velden (machine, datum, categorie, onderdelen, kosten) worden voorgesteld voor goedkeuring. Daaromheen zit kostenberekening per uur per categorie en een fleet-benchmark die uitschieters detecteert. Parallel hieraan hebben we de bestaande taxatie- en voorraadtool van de klant verhuisd naar zijn eigen VPS. Volledige Docker-setup, eigen Coolify-omgeving, eigen domein, met overdracht van beheer en uitleg aan zijn eigen team.

Onderhoudsadministratie die niet langer een dagtaak is. Documenten landen automatisch in het juiste dossier, kostenoverzichten draaien zichzelf, en de klant ziet in één oogopslag welke machines bovengemiddeld duur zijn in onderhoud. De infrastructuur staat volledig onder eigen beheer, geen externe vibecoding-host of cloud-leverancier die opeens kan stoppen. Voor de klant betekende dat ook een formele overgang van een experimentele opstelling naar een volwassen, stabiel productieplatform.