Gosto de fazer uma pergunta simples às empresas: quantas horas por semana os vossos colaboradores gastam à procura de informação que já existe?
Não a criar algo. Não a resolver um problema. Mas puramente a procurar. O desenho correto. A última revisão de uma ordem de trabalho. O endereço de e-mail da pessoa de contacto certa num fornecedor. O compromisso que foi marcado na semana passada com um cliente.
A maioria das pessoas estima isto em quinze minutos por dia. Quando pergunto mais detalhadamente, chegamos rapidamente a uma hora. Às vezes mais.
O cálculo
Vamos calcular com cautela. Suponhamos: cinco colaboradores gastam em média 45 minutos por dia à procura de informação que está disponível algures na empresa — mas não é facilmente encontrável.
5 colaboradores × 45 minutos × 220 dias úteis = 825 horas por ano
Com uma tarifa horária média de €45 (incluindo encargos patronais) isso são mais de €37.000 por ano. A procurar. Não a produzir, não a ajudar clientes, não a melhorar.
E ainda nem falamos dos erros que surgem porque alguém usou a versão errada de um desenho. Ou do orçamento que saiu atrasado porque as especificações não foram encontradas suficientemente rápido. Ou da encomenda que ficou bloqueada porque ninguém sabia que o material já tinha chegado.
Situações reconhecíveis do chão de fábrica
O preparador de trabalho com três pastas abertas
Ele sabe exatamente que cliente teve este tipo de encomendas antes. Também sabe que esses desenhos estão algures — numa pasta no servidor, ou talvez num e-mail de há ano e meio. A procura custa-lhe 40 minutos. O processamento 10.
A planeadora que vasculha três sistemas
Para saber qual é o estado de uma encomenda em curso, ela acede ao ERP, verifica o planeamento Excel e pergunta ao chefe de oficina. Três fontes para uma resposta. Todas as manhãs de novo.
O comprador que sabe de cor
Ele sabe os prazos de entrega dos fornecedores habituais de cor. Isso é eficiente — até ele estar ausente uma semana. Então a produção para porque mais ninguém sabe onde está essa informação.
O que a automatização muda concretamente aqui
Nenhuma destas situações é insolúvel. Também não são resultado de maus colaboradores ou má gestão. São resultado de sistemas que não comunicam entre si, informação que não está disponível centralmente, e processos que nunca foram concebidos para a quantidade de dados que agora passa por eles.
Com um ambiente de IA bem configurado na vossa própria infraestrutura podem:
- Tornar todos os vossos documentos pesquisáveis através de uma pergunta simples em linguagem comum
- Agregar informação de estado de múltiplos sistemas numa visão geral
- Responder automaticamente a perguntas internas frequentes baseadas na vossa própria documentação
- Capturar conhecimento que agora está nas cabeças e disponibilizá-lo a toda a equipa
Não se trata de substituir pessoas. Trata-se de eliminar o trabalho que as frustra e que as impede de fazer o trabalho que realmente tem valor.
Por onde começar?
O primeiro passo é sempre uma conversa honesta sobre onde na vossa empresa se perde mais tempo com este tipo de trabalho manual. Não precisa de ser uma grande investigação — uma hora com as perguntas certas já oferece uma imagem clara.
Depois vemos juntos qual é o primeiro passo mais lógico: pequeno, concreto, e com resultado rapidamente visível.
Curiosos sobre o que uma hora de procura custa à vossa empresa por ano — e o que podem fazer contra isso? Marquem um encontro sem compromisso.