Ich stelle Unternehmen gerne eine einfache Frage: Wie viele Stunden pro Woche verwenden Ihre Mitarbeiter darauf, nach Informationen zu suchen, die bereits vorhanden sind?
Nicht für das Erstellen von etwas. Nicht für das Lösen eines Problems. Sondern rein für das Suchen. Nach der richtigen Zeichnung. Der letzten Revision eines Arbeitsauftrags. Der E-Mail-Adresse des richtigen Ansprechpartners bei einem Lieferanten. Der Vereinbarung, die letzte Woche mit einem Kunden getroffen wurde.
Die meisten Menschen schätzen das auf eine Viertelstunde pro Tag. Wenn ich nachhake, kommen wir schnell auf eine Stunde. Manchmal mehr.
Die Rechnung
Rechnen wir vorsichtig. Angenommen: fünf Mitarbeiter verwenden durchschnittlich 45 Minuten pro Tag darauf, nach Informationen zu suchen, die irgendwo im Unternehmen verfügbar sind — aber nicht leicht auffindbar.
5 Mitarbeiter × 45 Minuten × 220 Arbeitstage = 825 Stunden pro Jahr
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von €45 (inklusive Arbeitgeberkosten) sind das gut €37.000 pro Jahr. Für das Suchen. Nicht für das Produzieren, nicht für das Helfen von Kunden, nicht für das Verbessern.
Und dabei reden wir noch nicht über die Fehler, die entstehen, weil jemand die falsche Version einer Zeichnung verwendet hat. Oder das Angebot, das zu spät rausging, weil die Spezifikationen nicht schnell genug gefunden wurden. Oder der Auftrag, der ins Stocken geriet, weil niemand wusste, dass das Material bereits da war.
Erkennbare Situationen aus der Praxis
Der Arbeitsvorbereiter mit drei geöffneten Ordnern
Er weiß genau, welcher Kunde diese Art von Aufträgen schon einmal hatte. Er weiß auch, dass diese Zeichnungen irgendwo stehen — in einem Ordner auf dem Server oder vielleicht in einer E-Mail von vor anderthalb Jahren. Das Suchen kostet ihn 40 Minuten. Das Bearbeiten 10.
Der Planer, der drei Systeme durchforstet
Um zu wissen, was der Status einer laufenden Bestellung ist, loggt sie sich ins ERP ein, prüft sie die Excel-Planung und fragt sie den Werkstattleiter. Drei Quellen für eine Antwort. Jeden Morgen aufs Neue.
Der Einkäufer, der es auswendig weiß
Er kennt die Lieferzeiten der Stammlieferanten auswendig. Das ist effizient — bis er eine Woche weg ist. Dann steht die Produktion still, weil niemand anders weiß, wo diese Informationen stehen.
Was Automatisierung hier konkret verändert
Keine dieser Situationen ist unlösbar. Sie sind auch nicht das Ergebnis schlechter Mitarbeiter oder schlechten Managements. Sie sind das Ergebnis von Systemen, die nicht miteinander sprechen, Informationen, die nicht zentral verfügbar sind, und Prozessen, die nie für die Datenmenge konzipiert wurden, die jetzt durch sie hindurchgeht.
Mit einer gut eingerichteten KI-Umgebung auf Ihrer eigenen Infrastruktur können Sie:
- All Ihre Dokumente über eine einfache Suchanfrage in normaler Sprache durchsuchbar machen
- Statusinformationen aus mehreren Systemen in einer Übersicht zusammenführen
- Häufig gestellte interne Fragen automatisch basierend auf Ihrer eigenen Dokumentation beantworten
- Wissen, das jetzt in Köpfen steckt, festhalten und für das ganze Team verfügbar machen
Es geht nicht um das Ersetzen von Menschen. Es geht um das Wegnehmen der Arbeit, die sie frustriert und die sie von der Arbeit abhält, die wirklich Wert hat.
Wo anfangen?
Der erste Schritt ist immer ein ehrliches Gespräch darüber, wo in Ihrem Unternehmen die meiste Zeit durch diese Art manueller Arbeit verloren geht. Das muss keine große Untersuchung sein — eine Stunde mit den richtigen Fragen liefert bereits ein klares Bild.
Danach schauen wir gemeinsam, was der logischste erste Schritt ist: klein, konkret und mit schnell sichtbarem Ergebnis.
Neugierig, was eine Stunde Suchen Ihr Unternehmen pro Jahr kostet — und was Sie dagegen tun können? Planen Sie ein unverbindliches Kennenlerngespräch.